🛠 はじめに
許認可の申請業務を進めていくと、相談者ごとに申請書や添付書類をファイリングする機会がどんどん増えていきます。（私はまだまだこれからですが💦）
はじめは紙のコピーで整理していても、件数が増えるとどうなるか…
今回は、業務効率化に欠かせない「データ管理」の考え方についてお伝えします。
💬 相談例：やっぱり紙のコピーでファイリング？
質問者：「建設業許可を受任していくと、申請書類をコピーしてファイリングしていくことになりますよね？」
行政書士：「最初のうちはそれでも構いませんが、顧客が10件、20件、100件と増えると、紙資料が膨大になって管理できなくなる恐れがあります。」
🗂 紙の限界を超える前に｜PDF保存への切り替えを
- ✅ 申請書・添付書類はスキャンしてPDF化
- ✅ 原本は依頼者に返却 or 預かり管理の契約を明確に
- ✅ データ保存なら保管場所を取らないし、検索もラク！
紙資料で保管しておくと、場所も取るうえに探しにくくなりがちです。
一方でPDFファイルにすれば、クラウドやPCフォルダでスッキリ管理が可能です。
なお、私はスキャン機能付き複合機（ブラザー社製MFC-L2880DW）でスキャン作業します。スキャン性能に不満はありませんが、A3サイズの資料には対応していませんので、いずれはA3対応のスキャナーを導入予定です。
📌 データ保存のポイント：ファイル名ルールを決めておく！
データ化しても、ファイル名がバラバラだと探すのに時間がかかります。
検索効率を上げるためには、ファイル名に規則性を持たせるのが効果的です。
例）おすすめの命名ルール
会社名_日付_申請内容.pdf
- 例1：山田建設_20250101_建設業許可新規.pdf
- 例2：〇〇設備_20250601_決算変更届.pdf
💡 こうしておけば、「会社名」や「日付」「申請種別」で検索一発！
✅ まとめ
- 建設業許可の申請書類は紙よりPDFでの保存がおすすめ
- 原本は返却 or 適切な保管契約で管理負担を減らす
- ファイル名の付け方で情報検索の効率が劇的に変わる
- 早い段階でルール化しておくことが将来の自分を助ける
📣 行政書士のひと言：
「紙資料は“安心感”がある一方で、業務が増えると管理の足かせになります。PDF化＋命名ルールで、効率的かつスマートな事務所運営を実現しましょう！」
